Meridian Apparel은 여러 지역의 해외 공장에서 소싱하는 중견 소비재 브랜드입니다. 2~3명의 조달 분석가가 들어오는 모든 공급업체 송장을 회사의 오픈 PO 데이터베이스와 공급업체 마스터 목록과 대조한 뒤에야 데이터가 재무 및 재고 시스템으로 흘러 들어갑니다. 마스터 워크북의 오류는 CFO 검토 보고 패키지로 곧바로 이어집니다.
페이지 나눔 분할, 병합 셀, 숨겨진 PO 번호가 마스터 시트를 조용히 망가뜨리고 있었습니다
매월 팀은 최대 50개 라인 아이템이 포함된 수십 건의 송장을 처리했습니다 — 스캔 PDF, 네이티브 디지털 파일, 병합 셀 레이아웃이 적용된 Excel 워크북 형태로 들어왔습니다. 통합 작업은 거의 전적으로 수작업이었습니다: 각 송장을 열고, 눈으로 읽어 파싱한 뒤, 모든 행을 직접 입력했습니다.
세 가지 실패 모드가 서로를 악화시켰습니다. 페이지 나눔 분할로 인해 수량이 null인 고립 SKU가 생겼는데 — 겉보기에는 완전해 보이지만 구조적으로는 깨진 레코드였습니다. 병합된 공급업체 Excel 템플릿은 빈 행을 만들었고, 분석가들은 이를 제각각 채워 넣었습니다. 공급업체가 "Re: Your order 45992-A"처럼 자유 형식 헤더에 PO 참조를 숨기면 PO 미일치 플래그가 발생했고 별도의 수정 사이클이 필요했습니다. 수학 대조는 분할 라인 OCR 오류의 약 90%를 잡아냈지만, 그마저도 데이터 입력이 이미 끝난 뒤였습니다. 세 시즌에 걸쳐 신규 공장 3~5곳을 온보딩해야 하는 압박과, 지급 조건을 net-45에서 net-30으로 줄이는 재무 이니셔티브가 비공식적인 확장 모델을 무너뜨렸습니다. 이제 송장 배치는 영업일 기준 하루 안에 검증을 통과해야 했습니다.
Energent.ai가 엔드투엔드 통합 파이프라인이 되었습니다
팀은 확장된 Excel 매크로 스위트와 독립형 OCR 포인트 솔루션을 검토했습니다. 두 방식 모두 수집과 검증을 분리된 단계로 다뤘고, 추출값을 공급업체 마스터나 오픈 PO 데이터베이스와 대조할 수는 없었습니다. Energent.ai는 단일 에이전트 세션에서 전체 파이프라인을 처리했습니다:
- 문서별 라우팅을 텍스트 레이어 유무에 따라 수행 — 네이티브 PDF는 직접 처리하고, 스캔 PDF는 비전 추출로 처리해 좌표 드리프트 제거
- 페이지 나눔을 가로지르는 라인 아이템 추출을 페이지 경계가 아니라 표 헤더를 기준으로 수행
- 병합 셀 열 자동 채움 — 공장명, 스타일 코드, PO 번호 — 으로 공급업체 의도에 맞춤
- 숨겨진 PO 번호 복원을 전체 텍스트 블록에 대한 regex로 수행하고, 복원된 값에는
source: text_recovery플래그를 부여 - 추가 전 2단계 검증 실행: Phase 1에서 날짜와 숫자 필드를 정규화하고, Phase 2에서 공급업체 마스터 대조, 오픈 PO 검증, 라인 및 송장 수준 수학 검증을 수행
- 실패 코드별 예외 항목 스테이징 —
vendor_unmatched,math_fail,po_not_found,confidence_below_85pct— 을 검증된 데이터는 건드리지 않은 채 전용 탭에 분리
맞춤형 OCR 파이프라인도, 별도 검증 스크립트도, 유지보수가 까다로운 매크로 스위트도 필요하지 않았습니다.
검증은 마스터 시트 추가 이전 단계로 이동했습니다
- 85%에서 신뢰도 게이팅. 임계값 미만 레코드는 마스터 시트에 도달하지 못하고 — 실패 사유가 붙은 채 스테이징 탭으로 들어갑니다.
- 사후가 아닌 사전 수학 검증. 라인 및 송장 수준 대조가 자동화 파이프라인의 일부로 실행되어, 워크북을 오염시키기 전에 분할 라인 오류의 ~90%를 잡아냅니다.
- 형식에 구애받지 않는 라우팅. 스캔 PDF, 네이티브 PDF, Excel 워크북이 모두 같은 세션에서 처리되며, 문서 유형이 추출 경로를 결정하고 분석가의 판단은 개입하지 않습니다.
- 주석이 달린 예외 큐. 플래그가 지정된 모든 레코드에는 구체적인 실패 코드가 함께 붙어, 비공식적인 임시 수정 대신 우선순위가 매겨진 검토 목록으로 바뀝니다.
배치당 2~3명의 분석가 작업일이 예외 항목 검토로 줄었습니다
- 각 30
50개 라인 아이템이 포함된 10건의 송장 배치는 이전에는 분석가 기준 23일이 필요했지만, 이제 Phase 2 대조를 통과한 모든 레코드는 분석가 개입 없이 직행 처리됩니다 - forward-fill 정규화와 regex PO 복원으로 모든 공급업체 템플릿 형식에서 발생하던 두 가지 유형의 조용한 추출 오류가 제거되었습니다
- 각 예외에 구체적인 실패 코드가 주석으로 달린 라벨링된 스테이징 탭은 비공식 수정 프로세스를 명확하고 실행 가능한 큐로 대체했습니다
"달라진 점은 검증을 데이터 입력 이후에 일어나는 일로 보지 않게 되었다는 것입니다. 예외 항목은 이미 사유가 붙은 상태로 스테이징 탭에 들어갑니다 — 손대기 전에 무엇을 왜 고쳐야 하는지 정확히 알 수 있습니다." — Priya Sharma, Meridian Apparel의 Procurement Operations Lead